河南省方隆貿易有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)：河南方?。┏闪⒂?998年。是一家集食品代理、配送、銷(xiāo)售為一體的專(zhuān)業(yè)化公司。自創(chuàng )業(yè)十年以來(lái)，河南省方隆貿易有限公司在商海的浪潮不斷激流勇進(jìn)，連創(chuàng )佳績(jì)。先后與五谷道場(chǎng)面、康輝、味好美、棒棒娃、大湖等十幾家全國食品飲料行業(yè)知名廠(chǎng)家合作，致力于做河南市場(chǎng)最有實(shí)力的食品代理配送行業(yè)的品牌企業(yè)，客戶(hù)對象主要是河南省內各大超市及批發(fā)市場(chǎng)。

在沒(méi)有使用金蝶軟件之前，河南方隆面臨最大的問(wèn)題是庫存的問(wèn)題。即每個(gè)月雖然都會(huì )盤(pán)點(diǎn)，但是每個(gè)月盤(pán)點(diǎn)后，實(shí)際倉庫的庫存和軟件里的庫存金額相差很大。造成了盤(pán)虧的金額很大，但是又不能上報，實(shí)際情況是下面的人員只能采用脫離實(shí)際的辦法上報盤(pán)點(diǎn)的數據。至于為什么會(huì )產(chǎn)生如此大的庫存金額問(wèn)題呢？下面讓我們看看河南方隆的出庫業(yè)務(wù)流程吧。

公司的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)流程是這樣的：業(yè)務(wù)員根據各個(gè)賣(mài)場(chǎng)的訂單下本公司的銷(xiāo)售訂單，由于人員操作電腦的水平參差不齊，只能保證中間的準確率是70%，另外的則是下錯商品型號，數量不對，或者價(jià)格不夠準確等原因。銷(xiāo)售訂單下出后，經(jīng)財務(wù)人員審核后，立即下推生成銷(xiāo)售出庫單，而這時(shí)商品并沒(méi)有形成出庫。真正的出庫是在配送人員根據倉庫打印好的出庫單進(jìn)行配貨，配貨人員發(fā)現單據上沒(méi)有庫存的立即劃掉，有些情況下可能配貨人員的失誤造成了劃掉商品的信息沒(méi)有準確記錄，并沒(méi)有通知財務(wù)人員進(jìn)行出庫單的調整，造成了庫存不準確。而公司領(lǐng)導要求下推生成的銷(xiāo)售出庫單必須送達各個(gè)賣(mài)場(chǎng)，從側面來(lái)講，公司的配送能力確實(shí)有限，不可能保證所有生成的出庫都能按時(shí)或延時(shí)送到。而最嚴重的是倉管人員不按照出庫單上的數量進(jìn)行配貨，比如這次出庫單上的數量是10件，而倉管人員則根據這個(gè)賣(mài)場(chǎng)的收貨情況決定只發(fā)8件，這種結果如果中間缺少交流的話(huà)，就影響了庫存的準確性。而確實(shí)有些時(shí)候在倉管人員擅自作主張。公司的送貨人員送貨后呢，有時(shí)候對方此次可能并不給開(kāi)回單，大多數還是有回單的，等回單回來(lái)后傳遞到財務(wù)，財務(wù)再對這種業(yè)務(wù)進(jìn)行核對，中間的準確率也只有7成左右，也即是出庫時(shí)的數量和驗單的數量中間存在三成的差異。財務(wù)人員在根據回單的情況開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票，對方肯定根據發(fā)票進(jìn)行結賬。而發(fā)票又不能和公司的銷(xiāo)售情況完全一致，也就造成了公司的應收賬款的不準確性。綜述以上原因可見(jiàn)公司庫存存在的問(wèn)題。

而如何解決上述問(wèn)題呢？不能說(shuō)沒(méi)有軟件不能解決的問(wèn)題，即軟件不是萬(wàn)能的，不可能解決企業(yè)所有的問(wèn)題，歸根結底的是軟件是需要人去操作的，如果沒(méi)有人員去準確的操作，那么軟件什么都不是?？梢?jiàn)提高人員的素質(zhì)和操作軟件的能力是相當重要的。首先是提高業(yè)務(wù)人員的開(kāi)單水平，如果不能保證所有的訂單都準確的話(huà)，不如指定具體的人員去下銷(xiāo)售訂單，這樣可以保證訂單的準確率，一方面這些具體指定的人員對軟件都有相對熟悉的了解，也對公司的產(chǎn)品價(jià)格有一定的掌握。銷(xiāo)售訂單下達后，又財務(wù)人員進(jìn)行審核，審核后由倉庫人員在根據配貨的情況下推生成銷(xiāo)售出庫單，以便保證出庫和實(shí)際的庫存相一致。有就是有，沒(méi)有再說(shuō)是否可以調換商品或者其他。即嚴格地說(shuō)，倉管人員見(jiàn)下推生成的銷(xiāo)售出庫單進(jìn)行配貨并發(fā)貨。這中間必須按照規定的操作流程來(lái)進(jìn)行，不能出現例外的情況。如果不能按照這個(gè)來(lái)進(jìn)行操作，庫存對不住的情況的概率非常之大。保證倉庫管理人員按單發(fā)貨，沒(méi)有單絕對不能發(fā)，也不賦予他們權利可以對銷(xiāo)售出庫單上的數量擅自進(jìn)行更改，逼不得已的話(huà)，必須向上級請示后，走一定的手續后方行。

保證驗單回來(lái)的及時(shí)性，不能因為人員的更替或者其他原因，造成驗單實(shí)在找不回來(lái)的情況。開(kāi)具發(fā)票時(shí)，要核對這個(gè)客戶(hù)的發(fā)票開(kāi)到什么時(shí)間了，不能說(shuō)對方要求開(kāi)多少就是多少。即發(fā)票的金額必須和驗單上的金額一致，避免以后的應收款對不住的情況發(fā)生。一定記清這個(gè)客戶(hù)的發(fā)票開(kāi)到什么時(shí)間了，中間肯定存在一個(gè)時(shí)間的范圍段。

還有一個(gè)問(wèn)題是倉庫里的物料擺放的很亂，造成了盤(pán)點(diǎn)的困難，不能是一個(gè)商品出現好多個(gè)地方都有的現象，如果是的話(huà)，可能給盤(pán)點(diǎn)的人員造成了很大的困難，一個(gè)人去盤(pán)點(diǎn)時(shí)得出一個(gè)數，另外的人員盤(pán)點(diǎn)時(shí)得出另外一個(gè)數，造成了盤(pán)點(diǎn)的準確率值得讓人懷疑。即是倉庫的物品擺放整齊、有序，不能來(lái)貨了以后隨便擺放，最可怕的后果是對于新手來(lái)說(shuō)，發(fā)貨時(shí)需要很長(cháng)時(shí)間去找這個(gè)東西放在哪啦。

只要人員對這個(gè)問(wèn)題給與高度的重視，以上的問(wèn)題都是可以解決的。而且必須按照要求來(lái)做，不能是規定一套東西或者制度出來(lái)后，大家另起爐灶，來(lái)對付這個(gè)現象，這樣企業(yè)永遠不能解決庫存的問(wèn)題，這樣就違背了上軟件的初衷，不單不能解決問(wèn)題，反而增大人員的工作量，感覺(jué)好多工作做的都是些無(wú)用功，反而適得其反，而且達不到軟件的應用效果。那樣的話(huà)，咱們中間是瞎折騰什么呢。